Slik fungerer det
Slik fungerer LiveEvent Hub, steg for steg
Her er gangen i et arrangement i LiveEvent Hub, fra arrangøren oppretter det til deltakerdataene slettes. Hvert steg lenker til en side med flere detaljer.
Sju steg for arrangøren
Opprett arrangementet
Navn, tid, sted og kapasitet. Velg om påmeldingen er åpen, krever en privat lenke eller bare er for inviterte.
Lag påmeldingsskjemaet
Navn og e-post er med fra start. Legg til egne felt, for eksempel allergier, avdeling eller ledsager.
Publiser og test
Publiser arrangementet og meld deg på selv før lenken deles. Venteliste og aktivitetsvalg tar seg av fulle plasser.
Deltakerne får billett
Hver påmeldt får en bekreftelse på e-post med lenke til deltakersiden, der billetten med QR-koden ligger.
Sjekk inn på dagen
Skann billettene med mobilen i døra. Last ned lista først, så virker innsjekken også om nettet faller ut.
Hold kontakten underveis
Program og «nå og neste», utsendelser, chat og bildegalleri – på deltakersiden.
Rydd opp etterpå
Eksporter deltakerlisten til det dere trenger. Personopplysningene slettes etter fristen dere setter.
Steg for steg, med detaljer
1. Opprett arrangementet
Arrangøren logger inn i arrangørportalen med e-post, passord og en kode på e-post. Et arrangement får navn, tidspunkt, sted og eventuelt kapasitet. Her velger dere også hvem som kan melde seg på: alle med lenken til påmeldingssiden, bare de som har den private lenken, eller bare de dere inviterer.
2. Lag påmeldingsskjemaet
Skjemaet bygges felt for felt. Det finnes tekstfelt, valg, avkrysning, dato og tall, og ferdige felt for allergier, tilrettelegging, måltid og aktivitetsvalg. Et felt kan vises bare når et annet svar er valgt, og felt kan gjelde bare én deltakertype. Les mer om påmeldingsskjema med egne felt.
3. Publiser og test påmeldingen
Påmeldingen er stengt så lenge arrangementet er et utkast. Når skjemaet er klart, publiserer dere arrangementet og melder dere på selv som en test, før lenken deles eller invitasjonene sendes. Er det satt en kapasitet, havner nye påmeldinger på venteliste når det er fullt, og neste i køen rykker opp når noen melder seg av. Se venteliste og aktivitetsvalg. Skal bare bestemte personer med, legger dere dem inn og sender invitasjoner med personlig lenke.
4. Deltakerne får billett og deltakerside
Den som melder seg på, får en bekreftelse på e-post med en personlig lenke. Lenken åpner deltakersiden for arrangementet, med billetten og QR-koden, programmet og meldingene. Les om billetter med QR-kode.
5. Sjekk inn i døra
På dagen åpner den som sjekker inn innsjekken på mobilen og skanner QR-koden på billetten. Mangler noen billetten, søker dere opp navnet. Siden og lista over påmeldte lagres på mobilen når innsjekken åpnes med nett, slik at skanning og navnesøk virker også uten nett. Se QR-innsjekk i døra.
6. Underveis
Deltakerne ser det som kommer i programmet sitt. Crew, foredragsholdere og moderatorer kan få se kjøreplanen med «nå og neste». Arrangøren sender utsendelser på e-post og legger ut kunngjøringer på deltakersiden, og chatten modereres med rapportering, skjuling og blokkering.
7. Etterpå
Deltakerlisten kan eksporteres til Excel eller CSV, og den som eksporterer, kan oppgi hvem lista skal til, så det står i loggen. Sensitive svar slettes etter en egen frist (30 dager etter arrangementet hvis dere ikke velger noe annet), og resten av personopplysningene anonymiseres når lagringstiden er ute (180 dager som standard).
Hva deltakeren ser
Deltakeren trenger verken konto eller passord. Lenken i bekreftelsen åpner deltakersiden for arrangementet, med billetten og QR-koden, det neste som skjer i programmet, aktiviteter, kunngjøringer og chat, praktisk informasjon og bilder – avhengig av hva arrangøren har slått på. Har deltakeren flere arrangementer, kan hun logge inn i Hub med e-postadressen og en engangskode og se alle samlet.
Under «Meg» kan deltakeren endre påmeldingen, laste ned opplysningene sine, melde seg av og be arrangøren om innsyn, retting eller sletting. Se hjelp for deltakere.
Greit å vite
- Betaling skjer i dag med faktura. Kort og Vipps er ikke slått på.
- Appene for iOS og Android er ikke i butikkene ennå. Alt over virker i nettleseren.
- Hvilke funksjoner dere har, avhenger av avtalen. Venteliste, kuponger, billetter og kjøreplan er eksempler på funksjoner som ikke er med i alle oppsett. Spør oss om det dere trenger.
- Et arrangement kan kopieres til et nytt utkast. Skjema, program, design og utsendelsesmaler følger med, og tidene flyttes til den nye datoen. Deltakerne følger ikke med.
Vil du se hvordan det virker?
Vi viser gjerne LiveEvent Hub med et arrangement som ligner deres, og svarer på spørsmål om oppsett og personvern.