Funksjon
Invitasjoner og påminnelser
Legg inn dem som skal med, send invitasjonen på e-post med en personlig lenke, og se hvem som har svart. Påminnelser kan gå av seg selv til dem som ikke har svart, og til de påmeldte før arrangementet starter.
Slik inviterer du
Legg inn de inviterte
Legg til navn og e-post i deltakerlisten. Hver person står som «Ikke svart» til hun har svart.
Publiser arrangementet
Invitasjoner kan ikke sendes fra et utkast. Velg «Bare inviterte» hvis ingen andre skal kunne melde seg på.
Send invitasjonen
Velg mottakere, tilpass teksten, og send med en gang eller på et tidspunkt du velger.
Følg svarene
Oversikten viser hvor mange som er invitert, påmeldt og ikke har svart, og svarprosenten.
Hva den inviterte får
Den inviterte får en e-post med en personlig lenke. Lenken åpner påmeldingen med navn og e-post fylt ut, så hun bare svarer på spørsmålene i skjemaet. Kan hun ikke komme, trykker hun «Jeg kan ikke komme» – da står hun som «Kommer ikke», og dere slipper å purre.
Lenken hører til én person. Kommer den på avveie, sender arrangøren en ny personlig lenke, og den gamle slutter å virke. Finner ikke den inviterte e-posten, kan hun skrive inn adressen sin på arrangementssiden under «Finner du ikke invitasjonen?» og få lenken tilsendt på nytt.
Den som melder seg på, får en bekreftelse på e-post med lenke til deltakersiden, der billetten med QR-koden ligger. Bekreftelsen har også knappen «Legg i kalender», som gir en kalenderfil med arrangementet og aktivitetene deltakeren er påmeldt.
Flettefelt i teksten
| Flettefelt | Blir til |
|---|---|
| {fornavn} og {navn} | Mottakerens fornavn eller hele navn |
| {arrangement} | Navnet på arrangementet |
| {dato} og {sted} | Tidspunktet og stedet som står på arrangementet |
| {frist} | Påmeldingsfristen |
| {arrangor} | Navnet på arrangøren |
| {lenke} | Mottakerens personlige lenke |
«Forhåndsvis» viser hvor mange mottakere utsendelsen har, og hvordan teksten blir for den første av dem. Forslag til tekster står i guiden Invitasjon til arrangement: mal og eksempler.
Automatiske påminnelser
| Påminnelse | Går til | Når |
|---|---|---|
| Ikke svart | Inviterte som ikke har svart | Et valgt antall timer før påmeldingsfristen |
| Før start | Alle som er påmeldt | Et valgt antall timer før arrangementet starter |
| Kommer du? | Påmeldte som ikke har svart på spørsmålet | Et valgt antall timer før arrangementet starter |
| Før hver aktivitet | De som er påmeldt aktiviteten | Et valgt antall timer før aktiviteten |
| Oppfølging | De som var påmeldt | Et valgt antall timer etter at arrangementet er slutt |
Hver regel kan slås av og på og ha sin egen tekst. Står tekstfeltet tomt, brukes standardteksten. Tidspunktet settes i timer, inntil 60 dager. Ingen regler er på før dere legger dem til. «Kommer du?» er forklart lenger ned.
Hvem du kan sende til
En utsendelse går til én gruppe om gangen: alle (unntatt avmeldte), de som ikke har svart, påmeldte, ventelisten, de som venter på godkjenning, én deltakertype, de påmeldte på én aktivitet, én gruppe, crew, eller påmeldte som ikke har sjekket inn. Den siste er nyttig på dagen: en kort beskjed til dem som ikke har kommet ennå.
Utsendelsen kan sendes med en gang eller planlegges til et bestemt tidspunkt. En planlagt utsendelse kan stoppes så lenge den står i kø.
Status og det som ikke kom fram
Hver utsendelse står i en liste med type, mottakergruppe og levering: i kø, sendt, feilet eller stoppet. Meldinger som ikke kunne leveres, står for seg under «Ikke levert» med årsaken, for eksempel at deltakeren mangler e-postadresse. Da vet dere hvem som må kontaktes på en annen måte. Blir en sending avbrutt underveis, står meldingen som «Usikkert om den gikk». Den sendes ikke på nytt av seg selv: dere velger «Send på nytt» eller «Forkast».
Rapporten for arrangementet viser hvor mange som er invitert, hvor mange som har åpnet den personlige lenken sin, og svarprosenten. Det måles ikke om selve e-posten er åpnet.
Bekreftelser går av seg selv
Noen meldinger trenger dere ikke å sende selv: bekreftelsen ved påmelding, beskjeden om at man står på venteliste, «du har fått plass», at påmeldingen venter på godkjenning eller er godkjent, og bekreftelsen på avmelding. Standardtekstene kan skrives om for hvert arrangement, med de samme flettefeltene. Se venteliste og aktivitetsvalg for når opprykk skjer.
«Kommer du?» før arrangementet
Vil dere vite hvem som faktisk kommer, legger dere til regelen «Kommer du?» under automatiske påminnelser, for eksempel 24 timer før start. Den er av til dere legger den til. De påmeldte får en e-post med to knapper: «Jeg kommer» og «Jeg kan ikke komme». Det samme spørsmålet står øverst på deltakersiden til deltakeren har svart.
Den som svarer «Jeg kan ikke komme», meldes av med en gang, og plassen blir ledig for ventelisten. Den som svarer «Jeg kommer», står som bekreftet i deltakerlisten, og rapporten viser hvor mange som har svart. Lenken i e-posten åpner bare spørsmålet. Svaret lagres først når deltakeren trykker på knappen, så ingen meldes av ved et uhell.
Greit å vite
- E-post er kanalen. SMS kan settes opp når det er med i avtalen, men må klargjøres hos oss før det virker. Varsler (push) virker foreløpig bare i nettleseren, for deltakere som selv har slått dem på.
- Reserverte adresser får ikke invitasjon. Har en mottaker reservert seg mot e-post fra oss, stoppes invitasjonen, og dere ser hvor mange det gjaldt. Meldinger til dem som alt er påmeldt, går som vanlig.
- «Ikke svart» gjelder bare inviterte. Ved åpen påmelding finnes det ingen liste over dem som ikke har meldt seg på, så påminnelsen har ingen å gå til.
- Arrangementet må være publisert før invitasjonene kan sendes.
- Bare meldinger om arrangementet. Løsningen er ikke et nyhetsbrevverktøy, og skal ikke brukes til markedsføring.
Spørsmål om invitasjoner og påminnelser
Kan vi invitere uten at andre kan melde seg på?
Ja. Med «Bare inviterte» kan bare personene dere har lagt inn, melde seg på, hver med sin personlige lenke.
Kan vi purre dem som ikke har svart?
Ja. Send en ny utsendelse til «De som ikke har svart», eller sett opp en automatisk påminnelse et valgt antall timer før påmeldingsfristen.
Kan en utsendelse planlegges?
Ja. Velg tidspunkt under «Send senere». Utsendelsen kan stoppes så lenge den står i kø.
Kan vi spørre de påmeldte om de faktisk kommer?
Ja. Legg til regelen «Kommer du?» under automatiske påminnelser. De påmeldte får to knapper, «Jeg kommer» og «Jeg kan ikke komme», et valgt antall timer før start. Den som svarer nei, meldes av, og plassen blir ledig for ventelisten.
Ser vi om invitasjonen er lest?
Dere ser hvem som har svart, og rapporten viser hvor mange som har åpnet den personlige lenken sin. Om selve e-posten er åpnet, måles ikke.
Spørsmål om dette?
Ta kontakt, så forklarer vi hvordan det kan settes opp for arrangementet deres.