Arrangement
Konferanser og seminarer med LiveEvent Hub
Planlegger dere konferanse, seminar eller fagdag? Her ser du hvordan påmelding, aktivitetsvalg, QR-innsjekk, program og kjøreplan henger sammen.
Fra påmelding til siste foredrag
Påmelding
Skjema med deltakertyper og valg av parallelle økter.
Venteliste
Når en økt er full, står nye på ventelisten for den økten.
Innsjekk
QR-innsjekk i døra og oversikt over oppmøtet.
Under konferansen
Program for deltakerne, kjøreplan for crew og utsendelser ved endringer.
Påmelding med parallelle økter
En konferanse har gjerne flere deltakertyper – deltaker, foredragsholder, gjest og crew – og felt som bare gjelder noen av dem. I skjemaet velger deltakerne parallelle økter, og hver økt har sin egen kapasitet. Spør om måltid og allergier i samme skjema, så har kjøkkenet tallene i god tid. Se påmeldingsskjema med egne felt og venteliste og aktivitetsvalg.
Innsjekk og oppmøte
Registreringen om morgenen er ofte der køen oppstår. Med QR-innsjekk fra flere mobiler samtidig går det raskt, og frakoblet innsjekk gjør at det virker selv om nettet i salen svikter. Innsjekk kan også gjelde en enkelt økt. Etterpå viser innsjekkingslisten hvem som faktisk kom. Les QR-innsjekk i døra og sjekklisten innsjekk på arrangement.
Program for deltakerne, kjøreplan for crew
Deltakerne har programmet sitt på deltakersiden, med de øktene de har valgt. Crew, konferansier og foredragsholdere kan få kjøreplanen med «nå og neste», og den kan vises på en skjerm ved teknikkbordet. Flyttes et foredrag, retter du programmet, og deltakere som har programmet åpent, får den nye versjonen etter kort tid. Se program og kjøreplan.
Utsendelser før og under
Send praktisk informasjon uka før, og la en automatisk påminnelse gå dagen før – se invitasjoner og påminnelser. Under konferansen brukes kunngjøringer til romendringer og forsinkelser, og «Spørsmål til arrangøren» samler spørsmålene på ett sted. Etterpå kan dere eksportere deltakerlisten til hotell og catering, eller som grunnlag for rapportering.
Foredragsholdere og crew
Foredragsholdere og crew kan ha egne deltakertyper, med egne felt i skjemaet – for eksempel tittel på foredraget eller behov for teknikk. De får den samme deltakersiden som de andre. Skal de også se kjøreplanen, gir arrangøren dem rollen foredragsholder, moderator eller crew på deltakeren i arrangørportalen. Da ser de «nå og neste» og vet når de skal være klare, uten at du må sende ut nye versjoner av planen.
Spørsmål om påmelding til konferanse
Kan deltakerne velge parallelle økter ved påmelding?
Ja. Øktene legges inn som aktiviteter med egen kapasitet. Deltakeren velger i skjemaet eller på deltakersiden, og ser valgene i programmet sitt.
Hva om en økt blir full?
Da kan nye stå på ventelisten for økten når venteliste er med i avtalen. Melder noen seg av, rykker neste opp og får e-post.
Hvor mange kan sjekke inn samtidig om morgenen?
Flere kan sjekke inn fra hver sin mobil, med hver sin innlogging. Planlegg for det verste kvarteret – se sjekklisten for innsjekk i døra.
Greit å vite
- Matchmaking mellom deltakere og utstillerkart finnes ikke i LiveEvent Hub.
- Trenger dere teknisk produksjon, scene eller konferansier, kan LiveEvent Nordic ta den delen. Se også sjekkliste for konferanse.
Vil du se hvordan det virker?
Vi viser gjerne LiveEvent Hub med et arrangement som ligner deres, og svarer på spørsmål om oppsett og personvern.