Arrangement
Påmelding til julebord
Slik lager du påmeldingen til julebordet: feltene du trenger, frist og venteliste, QR-billett i døra, drikkekuponger og hvordan du tar vare på allergiopplysninger.
Påmeldingsskjema til julebord: forslag til felt
Et påmeldingsskjema til julebordet skal svare på fire ting: hvem kommer, hva skal de spise, er det noe kjøkkenet må vite, og hvordan kommer de seg hjem. Resten er som regel unødvendig.
| Felt | Type | Merknad |
|---|---|---|
| Navn og e-post | Grunnfelt | Alltid med |
| Avdeling | Nedtrekk | Bordplassering og fakturering |
| Meny | Ett valg | For eksempel tradisjonell, fisk eller vegetar |
| Allergier og matbehov | Sensitivt felt | Spør presist, slett etterpå |
| Ledsager | Avkrysning + navn | Navnefeltet vises bare ved ja |
| Transport hjem | Ett valg | Felles buss eller egen transport |
| Overnatting | Ett valg | Når julebordet er på hotell |
Forslaget kan brukes i LiveEvent Hub eller i et hvilket som helst skjemaverktøy. En mal til å kopiere står i guiden Påmeldingsskjema: mal og eksempler, og et forslag til invitasjonstekst i Invitasjon til arrangement: mal og eksempler.
Frist og venteliste
Lokalet har ofte et fast antall plasser, og kjøkkenet vil ha menyvalg og allergier i god tid. Sett påmeldingsfristen to–tre uker før, og en kapasitet som passer lokalet. Når det er fullt, står nye på venteliste og rykker opp når noen melder seg av. Har dere sendt personlige invitasjoner, kan en automatisk påminnelse gå til de inviterte som ikke har svart, før fristen. Se venteliste og aktivitetsvalg.
Allergier er helseopplysninger
Spør presist: «Har du allergier eller matbehov kjøkkenet må vite om?» er bedre enn et åpent felt om helse. I LiveEvent Hub har feltet for allergier et formål som vises for deltakeren, svarene lagres kryptert, og de vises ikke for dem som sjekker inn. Kjøkkenet får en liste med matbehov per person bare når den er bevisst valgt i eksporten, og svarene slettes etter en egen frist – 30 dager etter julebordet hvis dere ikke velger noe annet. Se personvern ved påmelding.
Sitter gjestene ved bord, lager dere bordene som grupper og fordeler gjestene. Da kan dere skrive ut bordkort med navn og bord, og en bordliste til kjøkkenet som viser allergier per bord. Bordlisten med allergier må velges bevisst, loggføres og merkes med at den skal makuleres etter arrangementet.
QR-billett og drikkekuponger
Alle påmeldte får en billett med QR-kode. I døra skanner dere den, og i baren brukes den samme koden til drikkekupongene – for eksempel to bonger per person. Saldoen sjekkes hver gang, så en skjermdump kan ikke brukes flere ganger enn saldoen tillater. Se kuponger og bestillinger.
Bilder etter festen
Et lukket bildegalleri samler bildene for dem som var der. Fortell på forhånd at det tas bilder, og godkjenn dem før de vises.
Tidslinje for julebordpåmeldingen
September
Book lokale og dato, og lag skjemaet.
Oktober
Åpne påmeldingen med frist og kapasitet.
Tre uker før
Påminnelse til dem som ikke har svart, og frist.
Uka før
Allergiliste til kjøkkenet, praktisk info til deltakerne.
Spørsmål om påmelding til julebord
Når bør påmeldingen til julebordet åpne?
Så snart dato og lokale er klart, gjerne i oktober. Sett fristen to til tre uker før, så kjøkkenet får menyvalg og allergier i tide.
Hvordan spør vi om allergier?
Spør presist: «Har du allergier eller matbehov kjøkkenet må vite om?» Bruk det ferdige feltet for allergier, så lagres svarene kryptert og slettes etter fristen.
Kan vi bruke et vanlig skjema i stedet?
Ja, til et lite julebord holder ofte et skjema og et regneark. Et påmeldingssystem hjelper når plassene er begrenset, når dere vil ha billett og innsjekk, eller når allergisvarene ikke bør ligge i et delt regneark.
Mer enn påmelding?
Trenger dere hjelp med selve julebordet – lokale, underholdning, lyd og lys – kan LiveEvent Nordic hjelpe med det. Siden her oppdateres med nye eksempler før hver julebordsesong.
Vil du se hvordan det virker?
Vi viser gjerne LiveEvent Hub med et arrangement som ligner deres, og svarer på spørsmål om oppsett og personvern.