Guide
Påmeldingsskjema: mal og eksempler
Her er en mal for påmeldingsskjema med felt for kurs, konferanse, julebord og årsmøte, hva du bør spørre om, hva du kan droppe, og hvordan du spør om allergier.
Grunnfeltene alle trenger
Et påmeldingsskjema trenger færre felt enn de fleste tror. Disse dekker nesten alle arrangementer:
- Navn – fullt navn, som det skal stå på deltakerlisten
- E-post – for bekreftelse, billett og beskjeder
- Telefon – bare hvis dere faktisk skal ringe eller sende SMS, for eksempel på tur
- Bedrift eller organisasjon – når det er relevant for arrangementet
- Samtykke til personvern – en kort tekst om hva opplysningene brukes til, og lenke til personvernerklæringen
Alt utover dette skal ha en grunn. Spør deg selv for hvert felt: hva skal vi bruke svaret til, og hvem skal se det?
Ekstra felt per arrangementstype
| Arrangement | Felt | Tips |
|---|---|---|
| Kurs | Arbeidsgiver, fakturaadresse, forkunnskaper | Spør om forkunnskaper med faste valg, ikke fritekst |
| Konferanse | Valg av økter, måltid, overnatting | Gjør øktene til aktiviteter med egen kapasitet |
| Julebord | Meny, allergier, ledsager, transport | Vis ledsagerfeltene bare når svaret er ja |
| Årsmøte | Delegat eller observatør, lokallag, overnatting | Bruk deltakertyper for delegat og observatør |
| Tur | Telefon, nødkontakt, erfaring | Slett nødkontakten etter turen |
Slik spør du om allergier og tilrettelegging
Allergier og behov for tilrettelegging er helseopplysninger. De er særlig beskyttet, og du skal være varsom med dem:
- Spør presist og med formål: «Har du allergier eller matbehov kjøkkenet må vite om?» – ikke «Har du helseutfordringer?».
- Bruk faste valg der du kan: gluten, laktose, nøtter, skalldyr, vegetar, vegansk – og et kort fritekstfelt for resten.
- Begrens hvem som ser svarene: kjøkkenet trenger matbehov per person, døra trenger det ikke.
- Slett svarene etter arrangementet: gjerne tidligere enn resten av opplysningene.
Les mer i personvern ved påmelding.
Frist, kapasitet og venteliste
Skriv påmeldingsfristen øverst i skjemaet, ikke bare i invitasjonen. Har arrangementet begrenset plass, si hvor mange plasser det er, og hva som skjer når det er fullt: står man på venteliste, og får man beskjed om man får plass? Har du en avmeldingsfrist, si den også – det gir færre som ikke møter. Se 8 tiltak mot no-show.
Vanlige feil
- For mange felt. Hvert ekstra felt gir færre påmeldinger og mer å slette.
- Uklare valg. «Kanskje» som svar på om man kommer, gir ingen planlegging. Bruk ja eller nei, og en frist.
- Manglende frist. Uten frist kommer de siste svarene dagen før.
- Fritekst der det burde vært valg. «Meny» som fritekst gir femti forskjellige svar.
- Spørsmål du ikke bruker svaret på. Da skal feltet bort.
Mal du kan kopiere
Bruk malen i hvilket som helst skjemaverktøy, og fjern det du ikke trenger:
PÅMELDING – [Navn på arrangementet]
[Dato, tid og sted]. Påmeldingsfrist: [dato]. Plasser: [antall].
1. Navn *
2. E-post *
3. Telefon (bare hvis vi skal kontakte deg på dagen)
4. Bedrift / organisasjon
5. Deltakertype: Deltaker / Foredragsholder / Gjest
6. Valg av økt: [Økt A] / [Økt B] / [Økt C] (begrenset plass)
7. Måltid: Tradisjonell / Fisk / Vegetar
8. Allergier eller matbehov kjøkkenet må vite om
(Brukes bare til maten og slettes [antall] dager etter arrangementet.)
9. Tar du med ledsager? Ja / Nei
9a. Ledsagerens navn (vises ved ja)
10. Overnatting: Ja / Nei
[ ] Jeg har lest hvordan opplysningene brukes: [lenke til personvernerklæringen] *
Avmelding: senest [dato] via lenken i bekreftelsen.Mal for deltakerliste
Kolonner som dekker de fleste behov. Ta bare med det mottakeren trenger:
Navn | E-post | Bedrift | Deltakertype | Status (påmeldt / venteliste / avmeldt) | Økt | Måltid | Ledsager | Sjekket innFra skjema til liste og invitasjon
Skjemaet er bare den første delen. Svarene skal ende i en liste noen kan bruke, og deltakerne må få vite at skjemaet finnes. Se Deltakerliste: mal og kolonner for hvilke kolonner hver mottaker trenger, og Invitasjon til arrangement: mal og eksempler for tekster du kan sende ut sammen med lenken til skjemaet.
Slik lager du det samme skjemaet i LiveEvent Hub
I LiveEvent Hub er navn og e-post med fra start, og resten legges til som egne felt: valg, nedtrekk, avkrysning, dato og tall, og ferdige felt for allergier, måltid og aktivitetsvalg. Ledsagerfeltet kan vises bare når svaret er ja, økter blir aktiviteter med egen kapasitet og venteliste, og allergisvarene lagres kryptert og slettes etter en egen frist. Les påmeldingsskjema med egne felt.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.