Guide
Personvern ved påmelding: dette bør arrangøren vite
Hva kan du spørre om i et påmeldingsskjema, hvordan bør du håndtere allergier, og når skal opplysningene slettes? En praktisk guide til personvern for arrangører.
Dette er ikke juridisk rådgivning
Guiden er en praktisk innføring skrevet for arrangører. Den erstatter ikke juridisk rådgivning. Regelverket og veiledere finner du hos Datatilsynet.
Behandlingsansvarlig og databehandler
Den som arrangerer, er behandlingsansvarlig: dere bestemmer hvorfor opplysningene samles inn, hva som samles inn og hvor lenge det lagres. Leverandøren av påmeldingssystemet er databehandler: den behandler opplysningene på vegne av dere og etter deres instrukser. Mellom dere skal det være en databehandleravtale. Deltakerne retter forespørsler om innsyn og sletting til dere.
Dataminimering i skjemaet
Spør bare om det dere trenger til arrangementet. For hvert felt bør dere kunne svare på tre spørsmål: hva skal svaret brukes til, hvem skal se det, og når slettes det? Kan dere ikke svare, skal feltet bort. Bruk heller faste valg enn fritekst, så får dere ikke mer enn dere ba om.
Allergier og andre helseopplysninger
Allergier, matintoleranser og behov for tilrettelegging er helseopplysninger. De hører til de særlige kategoriene som er ekstra beskyttet. Det betyr i praksis:
- Spør presist og med formål: «Allergier eller matbehov kjøkkenet må vite om».
- Fortell hva svaret brukes til, og når det slettes.
- Begrens hvem som ser svarene – døra og de fleste i teamet trenger dem ikke.
- Send dem bare til den som trenger dem, for eksempel kjøkkenet.
- Slett dem tidlig, gjerne kort tid etter arrangementet.
Bilder og samtykke
Bilder der personer kan kjennes igjen, er personopplysninger. Fortell på forhånd at det tas bilder, hvor de skal brukes og hvor lenge de ligger der. Gi deltakerne en enkel måte å si fra på, og fjern bilder når noen ber om det. Et lukket galleri for deltakerne er tryggere enn åpne sosiale medier. Skal bildene brukes i markedsføring, trenger dere som regel et tydelig samtykke fra dem som er med.
Chat og moderering
En chat for deltakerne er et sted der personopplysninger deles, også om andre. Sett regler før chatten åpnes, ha noen som følger med, og gi deltakerne en måte å rapportere på. Skjul meldinger som bryter reglene, og slett chatten sammen med resten etter arrangementet.
Sletting etter arrangementet
Bestem en lagringstid før arrangementet, og skriv den i personvernteksten. Sensitive svar bør slettes først, gjerne kort tid etter arrangementet. Resten slettes når dere ikke lenger trenger det – for eksempel når fakturaene er betalt og rapporten er skrevet. Husk kopiene: eksporterte lister, e-poster og regneark må også slettes.
Tekst du kan bruke i skjemaet
En kort personverntekst til påmeldingsskjemaet. Tilpass navn, formål og frister:
[Arrangør] bruker opplysningene du gir her til å planlegge og gjennomføre [arrangementet]. Allergier og matbehov deles bare med kjøkkenet og slettes [antall] dager etter arrangementet. Resten slettes [antall] dager etter arrangementet. Du kan be om innsyn, retting eller sletting ved å kontakte [e-post]. Les mer i personvernerklæringen: [lenke].Slik gjør du det i LiveEvent Hub
I LiveEvent Hub har feltene for allergier og tilrettelegging et formål som vises for deltakeren, svarene lagres kryptert og vises ikke for dem som sjekker inn, og de slettes etter en egen frist (30 dager etter arrangementet som standard, 180 dager for resten). Deltakerne kan selv se og laste ned opplysningene sine og melde seg av under «Meg», og be arrangøren om innsyn, retting og sletting. Eksport av sensitive svar må velges bevisst, og både eksporten og hver åpning av en deltakers sensitive svar logges. Les personvern for deltakere.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.