Arrangement
Årsmøte og landsmøte: påmelding, innsjekk og deltakerliste
Påmelding til årsmøte og landsmøte med egne felt for delegater, saksliste og program på deltakersiden, innsjekk i døra og en deltakerliste som kan eksporteres etterpå.
Skjemafelt for årsmøter og landsmøter
| Felt | Hvorfor |
|---|---|
| Delegat eller observatør | Som deltakertype, så feltene og utsendelsene kan skille dem |
| Lokallag eller fylkeslag | Til deltakerlisten og rapporteringen |
| Overnatting | Hvem som trenger rom |
| Allergier og matbehov | Sensitivt – lagres kryptert og slettes etter fristen |
Innsjekk og oppmøteliste
Ved et årsmøte er det viktig å vite hvem som faktisk er til stede. Sjekk inn delegatene med QR-koden ved registreringen, og bruk innsjekkingslisten som oppmøteliste. Flere kan sjekke inn samtidig, og skanningen virker også om nettet svikter når lista er lastet ned på forhånd. Se QR-innsjekk i døra.
Program og saksliste
Legg sakslisten og det sosiale programmet inn som program på deltakersiden, så delegatene alltid har den siste versjonen. Den som leder møtet og teknikerne kan følge kjøreplanen med «nå og neste». Se program.
Utsendelser til delegatene
Send sakspapirer og praktisk informasjon på forhånd, bare til delegatene eller til alle. Under møtet legges endringer i programmet og beskjeder som kunngjøringer. Se meldinger og chat.
Sosialt program med aktivitetsvalg
Middag, utflukt eller festkveld kan legges inn som aktiviteter med egen kapasitet, så delegatene melder seg på det de skal være med på.
Eksempel: landsmøte over to dager
Et forbund har landsmøte fredag og lørdag. Påmeldingen åpner tre måneder før, med deltakertypene delegat og observatør, og felt for lokallag, overnatting og allergier. Delegatene får sakspapirene i en utsendelse to uker før. Fredag morgen sjekkes alle inn ved registreringen. Deltakerlisten eksporteres med lokallag og en kolonne for hvem som er sjekket inn, så sekretariatet ser hvilke lokallag som er representert. Middagen fredag er en aktivitet med egen påmelding. Etter landsmøtet eksporteres deltakerlisten til protokollen, og opplysningene slettes etter fristen forbundet har satt.
Deltakerliste og eksport
Etter møtet kan deltakerlisten eksporteres til Excel eller CSV, med deltakertype, lokallag og innsjekk som egne kolonner. Sorter og filtrer i regnearket, og bruk lista i protokollen eller rapporteringen. Se deltakerliste og eksport.
Spørsmål om påmelding til årsmøte og landsmøte
Kan vi skille mellom delegater og observatører?
Ja, som to deltakertyper. Skjemafelt og utsendelser kan gjelde bare den ene typen, og typen står som egen kolonne i deltakerlisten.
Kan vi stemme digitalt i LiveEvent Hub?
Nei. LiveEvent Hub er ikke et voteringsverktøy. Votering, fullmakter og talerliste må løses med et eget verktøy.
Kan bare inviterte delegater melde seg på?
Ja. Velg «Bare inviterte», legg inn delegatene og send invitasjoner med personlig lenke. Andre kan da ikke melde seg på.
Tydelig avgrensning
LiveEvent Hub er ikke et voterings- eller avstemningsverktøy. Digital votering, fullmakter og talerliste må dere løse med et eget verktøy. Hub tar seg av påmelding, innsjekk, program og beskjeder. Trenger dere lyd, skjermer og teknikk til møtet, se LiveEvent Nordic.
Vil du se hvordan det virker?
Vi viser gjerne LiveEvent Hub med et arrangement som ligner deres, og svarer på spørsmål om oppsett og personvern.