Guide
Hva er et påmeldingssystem?
Et påmeldingssystem samler skjema, deltakerliste, billetter og beskjeder på ett sted. Her er hva det gjør, når det lønner seg, og hva du bør se etter.
Kort forklart
Et påmeldingssystem er et verktøy på nett der deltakerne melder seg på et arrangement, og arrangøren får en oppdatert liste over hvem som kommer. Det holder styr på plassene, sender bekreftelser og gjør det enkelt å nå alle påmeldte med samme beskjed.
Hva det erstatter
Uten et påmeldingssystem blir påmeldingen gjerne en blanding av e-poster, et regneark og kanskje et skjema i et skjemaverktøy. Det fungerer til det blir mange deltakere eller mange endringer. Typiske problemer er:
- svar som kommer på e-post, SMS og i gangen, og må føres inn for hånd
- regneark i flere versjoner, der ingen vet hvilken som er riktig
- ingen kontroll på når det er fullt, og en venteliste som må holdes manuelt
- avmeldinger som ikke når fram til den som har lista
- allergier og andre helseopplysninger i delte regneark som mange har tilgang til
Et påmeldingssystem løser dette ved at svarene kommer inn ett sted, og lista alltid er oppdatert.
Typiske funksjoner – og hvilke du faktisk trenger
| Funksjon | Trenger du den når … |
|---|---|
| Påmeldingsskjema med egne felt | Du trenger mer enn navn og e-post |
| Kapasitet og venteliste | Plassene er begrenset |
| Bekreftelse og billett | Deltakerne skal vise at de er påmeldt |
| Innsjekk med QR-kode | Dere vil vite hvem som faktisk kom |
| Utsendelser til deltakerne | Dere må sende praktisk informasjon eller endringer |
| Aktivitetsvalg | Deltakerne velger mellom økter, turer eller workshops |
| Deltakerliste og eksport | Hotell, catering eller ledelse trenger lister |
| Betaling | Arrangementet koster penger – sjekk hvilke betalingsmåter som støttes |
Når det ikke lønner seg
Et påmeldingssystem er ikke alltid riktig. Til et lite og uformelt treff – en lunsj for ti kolleger eller et styremøte – holder det ofte å sende en e-post og telle svarene. Det lønner seg først når antallet, endringene eller kravene til personvern gjør det tungvint å holde oversikt for hånd. Les mer i Google Forms, Excel eller påmeldingssystem?
Personvern og hvem som har ansvaret
Den som arrangerer, er behandlingsansvarlig for opplysningene om deltakerne. Leverandøren av påmeldingssystemet er databehandler, og skal ha en databehandleravtale med arrangøren. Et godt system hjelper deg med å spørre om lite, beskytte sensitive svar og slette opplysningene etter arrangementet. Les personvern ved påmelding.
Ordliste
| Ord | Betyr |
|---|---|
| Kapasitet | Hvor mange plasser arrangementet eller en aktivitet har |
| Venteliste | Påmeldinger som kom etter at det ble fullt, i rekkefølge |
| Opprykk | Når neste på ventelisten får plassen som ble ledig |
| Innsjekk | Registrering av at deltakeren har kommet, ofte ved å skanne en QR-kode |
| Kjøreplan | Den interne planen for gjennomføringen, minutt for minutt |
| Deltakertype | En gruppe deltakere med egne felt eller regler, for eksempel foredragsholder |
Vanlige spørsmål om påmeldingssystemer
Er et påmeldingssystem det samme som et billettsystem?
Ikke helt. Et billettsystem er laget for å selge billetter til publikum, ofte med kortbetaling. Et påmeldingssystem er laget for arrangementer der du vet hvem som kommer og trenger svar fra dem. Mange systemer gjør litt av begge deler.
Trenger deltakerne en konto?
Det varierer mellom systemene. I mange holder det med en personlig lenke på e-post. Spør leverandøren før du velger, for krav om konto gjør at færre fullfører påmeldingen.
Hva koster et påmeldingssystem?
Det varierer. Noen tar betalt per påmelding, andre har faste abonnementer. Sammenlign ut fra arrangementene dere faktisk har, og spør hva som er med i prisen.
Hvordan LiveEvent Hub gjør det
LiveEvent Hub er et påmeldingssystem med skjema, invitasjoner og påminnelser på e-post, billett med QR-kode, venteliste med opprykk, innsjekk som virker uten nett, program, kjøreplan og meldinger. Betaling skjer med faktura, og appene er ikke i butikkene ennå. Les påmeldingssystem for arrangementer, eller gå videre til slik velger du påmeldingssystem.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.