Arrangement
Firmafest og sommerfest med påmelding og QR-billett
Få oversikt over hvem som kommer på firmafesten eller sommerfesten: skjema med allergier og ledsager, billett med QR-kode, drikkekuponger, program og bildegalleri etterpå.
Felt som pleier å trengs
| Felt | Hvorfor |
|---|---|
| Allergier og matbehov | Til kjøkkenet – lagres kryptert og slettes etter fristen |
| Ledsager | Hvis partner er invitert, med eget navnefelt som bare vises ved ja |
| Transport | Felles buss eller egen transport hjem |
| Overnatting | Når festen er på et hotell |
Frist og venteliste
Sett en påmeldingsfrist som gir kjøkkenet og lokalet tid, gjerne to–tre uker før. Har lokalet begrenset plass, settes en kapasitet, og de som melder seg på etter at det er fullt, står på venteliste. Har dere sendt personlige invitasjoner, kan en påminnelse gå automatisk til de inviterte som ikke har svart, før fristen.
QR-billett og innsjekk i døra
Alle påmeldte får en billett med QR-kode på deltakersiden. I døra skanner dere koden, og dere ser med en gang hvem som er kommet. Det gir også en oversikt over hvem som er i lokalet. Se billetter med QR-kode.
Drikke- og matkuponger
Digitale kuponger ligger på den samme QR-koden. Baren skanner koden og trekker en kupong, og saldoen sjekkes hver gang. Etterpå ser dere hvor mange kuponger som er brukt – nyttig når festen skal avregnes med lokalet. Se kuponger og bestillinger.
Program og «nå og neste» for kvelden
Legg kveldens program på deltakersiden: når dørene åpner, middag, taler og når bussen går hjem. Den som styrer kvelden, kan følge kjøreplanen med «nå og neste», og dele den med DJ, tekniker og konferansier. Se kjøreplan.
Bildegalleri og samtykke
Etter festen samles bildene i et lukket galleri for deltakerne, i stedet for i chattegrupper. Fortell på forhånd at det tas bilder, og at de som ikke vil være med, kan si fra. Som standard godkjenner arrangøren bildene før de vises. Se bildegalleri.
Eksempel: sommerfest med buss
En bedrift har sommerfest på en øy, med felles buss og båt. Skjemaet spør om allergier og ledsager, og bussen er lagt inn som en aktivitet deltakerne melder seg på. Påmeldingsfristen er tre uker før, og det er plass til 150. Uka før går en utsendelse til dem som er påmeldt bussen, med oppmøtested og tid. På kaia sjekkes deltakerne inn med QR-koden, og etter festen samles bildene i galleriet.
Spørsmål om påmelding til firmafest
Kan de ansatte ta med ledsager?
Ja. Dere kan slå på ledsager i påmeldingen, eller la én person melde på flere. Ledsageren får sin egen bekreftelse med lenke til billetten når e-postadressen er oppgitt.
Hvordan får kjøkkenet allergiene?
Som en egen eksport med matbehov per person. Den må velges bevisst av en som har tilgang til sensitive svar, og eksporten logges.
Kan vi dele ut drikkebonger digitalt?
Ja, når kuponger er med i avtalen. Kupongene ligger på deltakerens QR-kode og løses inn i baren med en mobil som har nett.
Selve festen
LiveEvent Hub tar seg av påmeldingen og deltakerne. Trenger dere DJ, lyd, lys eller hele arrangementet, kan eventbyrået LiveEvent Nordic hjelpe med det.
Vil du se hvordan det virker?
Vi viser gjerne LiveEvent Hub med et arrangement som ligner deres, og svarer på spørsmål om oppsett og personvern.