Guide
Google Forms, Excel eller påmeldingssystem?
Når holder et Google-skjema og et regneark, og når trenger du et påmeldingssystem? Her er en ærlig sammenligning av venteliste, billetter, innsjekk og personvern.
Når skjema og regneark holder
Et skjemaverktøy og et regneark er gratis, kjent og raskt å sette opp. Til mange arrangementer er det nok:
- få deltakere, for eksempel under 30
- ingen begrensning på antall plasser
- få eller ingen endringer etter påmeldingen
- ingen sensitive opplysninger, eller bare noen få som kan håndteres forsiktig
- én person har ansvaret for lista
Er dette arrangementet ditt, trenger du sannsynligvis ikke noe mer.
Hva som blir tungvint
Problemene kommer når arrangementet vokser:
- Kapasitet: Skjemaet tar imot svar selv om det er fullt, med mindre du stenger det for hånd i tide.
- Venteliste: Noen må følge med på avmeldinger og gi plassen videre manuelt.
- Endringer: Deltakere sender e-post for å endre svar, og noen må rette i regnearket.
- Billetter: Det finnes ingen personlig billett, og ingen enkel måte å sjekke inn på.
- Beskjeder: E-poster til alle påmeldte må settes sammen fra regnearket.
Innsjekk på dagen
Med et regneark blir innsjekken en utskrevet liste og en penn. Det fungerer for få deltakere, men gir kø når mange kommer samtidig, og lista er ikke oppdatert med avmeldinger etter at den ble skrevet ut. Med QR-koder skanner flere mobiler samtidig, og oversikten er oppdatert. Se innsjekk på arrangement.
Personvern: delte regneark
Regneark med deltakere blir ofte delt med mange, kopiert til e-post og glemt i en mappe. Inneholder de allergier eller andre helseopplysninger, er det særlig uheldig. Spør deg selv: hvem har tilgang i dag, og når blir regnearket slettet? Et påmeldingssystem kan begrense hvem som ser hva, og slette automatisk. Les personvern ved påmelding.
Sammenligning, funksjon for funksjon
| Skjema og regneark | Påmeldingssystem | |
|---|---|---|
| Egne felt | Ja | Ja |
| Stopper når det er fullt | Manuelt | Automatisk |
| Venteliste og opprykk | Manuelt | Automatisk, med beskjed |
| Deltakeren endrer og melder seg av selv | Nei, via e-post | Ja |
| Personlig billett med QR-kode | Nei | Ja |
| Innsjekk | Papirliste | QR-skanning, også flere samtidig |
| Beskjed til alle eller utvalgte | Manuelt fra regnearket | Utsendelser til grupper |
| Begrenset tilgang til sensitive svar | Vanskelig | Ja |
| Automatisk sletting | Nei | Ja, etter frist |
| Kostnad | Gratis | Varierer – spør leverandøren |
Fem tegn på at du har vokst fra regnearket
- Du har stengt skjemaet for hånd fordi det ble fullt, og noen rakk å melde seg på likevel.
- Noen har møtt opp uten å stå på lista, eller stått på ventelisten uten å få beskjed da det ble ledig.
- To i teamet har rettet i hver sin kopi av regnearket.
- Allergilista er sendt på e-post til flere enn kjøkkenet.
- Du bruker mer tid på lista enn på selve arrangementet.
Kjenner du deg igjen i ett av punktene, går det som regel bra. Kjenner du deg igjen i tre, er det verdt å se på et påmeldingssystem.
Blir du ved skjema og regneark? Gjør dette
Én eier av regnearket
Bare én person retter i det. Andre får lesetilgang eller et utdrag.
Frist og antall plasser i skjemaet
Skriv dem øverst, og steng skjemaet når fristen er ute.
Egen fane for ventelisten
Med tidspunktet påmeldingen kom inn, så rekkefølgen er klar.
Allergier i et eget ark
Del det bare med kjøkkenet, ikke med alle som trenger navnelista.
Bekreft for hånd
Send en kort e-post til hver påmeldt, så de vet at svaret er kommet fram.
Slett etterpå
Sett en dato i kalenderen for når skjemaet, svarene og kopiene skal slettes.
Slik bygger du det samme skjemaet i LiveEvent Hub
Har du et skjema i dag, lager du det samme i LiveEvent Hub felt for felt: navn og e-post er med fra start, og spørsmålene legges inn som valg, avkrysning, tekst eller de ferdige feltene for allergier, måltid og aktiviteter. Det finnes ingen automatisk import fra skjemaverktøy, så feltene settes opp på nytt – det tar sjelden lang tid. Les påmeldingsskjema med egne felt og bruk malen for påmeldingsskjema.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.