Funksjon
Personvern: innsyn, avmelding og sletting
Deltakerne kan selv se påmeldingen sin, laste ned opplysningene, melde seg av og be om sletting under «Meg». Her ser du hva deltakeren kan gjøre selv, og hva arrangøren har ansvar for.
Dette kan deltakeren gjøre under «Meg»
| Valg | Hva det betyr |
|---|---|
| Endre påmeldingen | Rette svar, når arrangøren tillater det |
| Last ned mine opplysninger | En fil med kontaktopplysninger, svar, aktiviteter, innsjekk og egne chatmeldinger |
| Deltakeroversikten | Velge selv om navnet vises for andre deltakere |
| Be arrangøren om innsyn, retting, sletting, begrensning eller innsigelse | En forespørsel som går til arrangøren |
| Meld meg av arrangementet | Avmelding fram til avmeldingsfristen |
Roller forklart enkelt
Arrangøren er behandlingsansvarlig. Det er arrangøren som bestemmer hvorfor opplysningene samles inn, hvilke felt skjemaet har og hvor lenge opplysningene lagres. LiveEvent Hub er databehandler og behandler opplysningene på vegne av arrangøren. Forespørsler fra deltakerne om innsyn, retting og sletting går derfor til arrangøren. I arrangørportalen står de under Personvern, med hvem som spør, hvilket arrangement det gjelder og en status arrangøren setter når saken er behandlet. Når en forespørsel kommer inn, får eier og administratorer en e-post, og portalen viser et varsel med svarfristen – én måned – til saken er lukket. Svaret til deltakeren gir arrangøren selv, for eksempel på e-post – det sendes ikke automatisk.
Spør bare om det dere trenger
Dataminimering betyr at dere ikke samler inn mer enn formålet krever. Trenger dere ikke fødselsdato, ikke spør om den. Trenger dere å vite om noen skal ha vegetarmat, er det nok å spørre om det – ikke om hele helsehistorien. Hvert felt dere legger til, er noe dere må ta vare på og slette.
Allergier og helseopplysninger
Allergier og tilrettelegging er helseopplysninger og hører til de særlige kategoriene i personvernreglene. I LiveEvent Hub har de ferdige feltene for dette et formål og et samtykke som vises for deltakeren. Svarene lagres kryptert, vises ikke for dem som sjekker inn, tas bare med i eksport når det er bevisst valgt, og slettes etter en egen frist – 30 dager etter arrangementet hvis arrangøren ikke velger noe annet. Les mer i personvern ved påmelding.
Chat, bilder og samtykke
I chatten kan deltakerne rapportere meldinger, og arrangøren kan skjule dem. I bildegalleriet må den som laster opp, bekrefte at de som er med på bildet, er enige, og arrangøren godkjenner før bildet vises. Meldinger og bilder slettes sammen med resten etter fristen.
Hvor lenge data lagres
Arrangøren setter fristene for hvert arrangement: hvor mange dager etter arrangementet sensitive svar slettes, og når resten av personopplysningene slettes. Deltakeren ser fristen under «Meg». Standarden er 30 dager for sensitive svar og 180 dager for resten. Når fristen er ute, anonymiseres deltakerne, og chat og bilder slettes. Tallene i rapporten – hvor mange som var påmeldt, avmeldt og sjekket inn – står igjen uten navn. For bestillinger beholdes ordrenummer, beløp, mva og organisasjonsnummer, fordi regnskapet krever det.
Greit å vite
- Personvernerklæringen og databehandleravtalen for plattformen kvalitetssikres av advokat. Vi lenker til dem når de er godkjent. Til da gjelder personvernerklæringen for nettsiden.
- LiveEvent Hub hjelper arrangøren med å følge reglene, men er ikke «godkjent» eller «sertifisert», og vi bruker ikke slike merker.
Spørsmål om personvern
Kan deltakeren slette seg selv?
Deltakeren kan melde seg av og be om sletting under «Meg». Forespørselen går til arrangøren, som er ansvarlig for å svare. Etter fristen slettes opplysningene automatisk.
Hvem ser svarene om allergier?
Arrangører og administratorer med tilgang. Den som sjekker inn, og den med lesetilgang, ser dem ikke.
Spørsmål om dette?
Ta kontakt, så forklarer vi hvordan det kan settes opp for arrangementet deres.