Guide
Færre som ikke møter: 8 tiltak mot no-show
Påmeldte som ikke dukker opp, koster mat, plass og stemning. Her er åtte konkrete tiltak, fra tydelig frist og venteliste til påminnelser og enkel avmelding.
Hvorfor folk ikke møter
De fleste som ikke møter, har ikke bestemt seg for å skulke. De har glemt det, fått en kollisjon, blitt syke eller syntes det var for tungvint å melde seg av. Noen meldte seg på «for sikkerhets skyld». Tiltakene under handler om å gjøre det lett å huske, lett å planlegge og lett å melde seg av – så plassen kan gå til en annen.
Åtte tiltak
1. Gjør avmelding enkelt
Den viktigste enkeltingen. Er det lett å melde seg av, gjør folk det, og plassen kan gå videre. En lenke i bekreftelsen er bedre enn «send en e-post til …».
2. Ha en venteliste som fyller plassen
En avmelding er bare nyttig hvis noen får plassen. Med automatisk opprykk går den til neste i køen uten at noen må gjøre noe.
3. Sett en avmeldingsfrist
En tydelig frist gir dem som er usikre, et tidspunkt å bestemme seg innen – og dere tid til å fylle plassen.
4. Send påminnelser
En påminnelse en uke før og en dagen før er nok for de fleste. Ta med tid, sted og lenke til avmelding. Dagen før kan dere også spørre rett ut: «Kommer du?», med ett svar for ja og ett for nei.
5. Bruk billetten som påminnelse
En personlig billett med QR-kode gjør påmeldingen mer konkret enn en bekreftelse som drukner i innboksen.
6. Gjør programmet lett å planlegge etter
Når deltakerne vet når det starter, hva som skjer og når de er ferdige, er det lettere å sette av tiden.
7. Be om en bevisst påmelding
Spør om noe som krever et valg – økt, måltid eller transport. Det gir færre «for sikkerhets skyld»-påmeldinger.
8. Mål oppmøtet og lær til neste gang
Med innsjekk vet dere hvor mange som faktisk kom. Sammenlign med påmeldte, og juster kapasitet og overbooking neste gang.
Slik måler du oppmøtet
Du trenger tre tall fra hvert arrangement: hvor mange som var påmeldt da det startet, hvor mange som møtte, og hvor mange som meldte seg av den siste uka. Andelen som ikke møtte, er påmeldte minus møtte, delt på påmeldte.
Noter tallene hver gang. Etter tre–fire arrangementer ser du hva som er vanlig hos dere, og om et tiltak faktisk virker. Se også på *når* avmeldingene kommer. Kommer de fleste dagen før, er påminnelsen for sen eller avmeldingsfristen for utydelig. Kommer det nesten ingen avmeldinger, men mange uteblir, er det for tungvint å melde seg av.
Tekst til påminnelsen dagen før
Kort, med tid, sted og en enkel vei ut for dem som ikke kan komme:
Emne: I morgen: [arrangement] kl. [start]
Hei [fornavn]!
Vi ses i morgen kl. [start] på [sted]. Ha billetten klar på mobilen: [lenke]
Kan du ikke komme likevel? Meld deg av i samme lenke, så går plassen til neste på ventelisten.
Hilsen [avsender]Hva med gebyr?
Noen tar et gebyr fra dem som ikke møter. Det kan virke, men krever betaling på forhånd og tydelige vilkår. LiveEvent Hub har ikke kortbetaling i dag, og vi anbefaler ikke no-show-gebyr gjennom plattformen. Tiltakene over gir som regel mer enn et gebyr, uten å skremme bort dem som vil komme.
Slik hjelper LiveEvent Hub
I LiveEvent Hub melder deltakerne seg av under «Meg» fram til avmeldingsfristen, og ventelisten rykker opp automatisk med beskjed på e-post. Påminnelser før start kan gå automatisk et valgt antall timer før, billetten med QR-kode ligger på deltakersiden, og innsjekken viser hvor mange som kom. Med regelen «Kommer du?» får de påmeldte to knapper før start, «Jeg kommer» og «Jeg kan ikke komme». Den som svarer nei, meldes av, og plassen blir ledig for ventelisten med en gang. Under arrangementet kan en utsendelse gå til «Påmeldte som ikke har sjekket inn». Se venteliste og aktivitetsvalg og meldinger og chat.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.