Guide
Deltakerliste: mal og kolonner
En god deltakerliste har én hovedliste og flere utdrag. Her er kolonnene du trenger, hva døra, kjøkkenet og hotellet skal ha, en oppmøteliste til utskrift, og hvordan du deler lista uten å dele for mye.
Én hovedliste, flere utdrag
De fleste problemer med deltakerlister kommer av at det finnes flere av dem. Én ligger i innboksen til hotellet, én er skrevet ut til døra, og én er den du selv retter i. Etter noen avmeldinger stemmer ingen av dem.
Hold derfor én hovedliste som er den eneste du retter i. Alt andre trenger, er utdrag av den: færre kolonner, laget så sent som mulig, og med dato og klokkeslett for når utdraget ble laget. Da er det lett å se hvilken liste som er gammel.
Kolonnene i hovedlista
| Kolonne | Hva du skriver | Tips |
|---|---|---|
| Navn | Fornavn og etternavn | To kolonner hvis du skal sortere på etternavn |
| E-post | Adressen bekreftelsen gikk til | Brukes til beskjeder og billett |
| Telefon | Bare hvis dere skal ringe på dagen | Sløyf kolonnen ellers |
| Bedrift, avdeling eller lokallag | Det dere trenger til bordkart eller rapport | Faste valg gir færre skrivemåter |
| Deltakertype | Deltaker, foredragsholder, gjest, crew | Styrer hvem som får hvilke beskjeder |
| Status | Påmeldt, venteliste, avmeldt eller ikke svart | Bruk faste ord, ikke farger |
| Påmeldt | Dato og klokkeslett for påmeldingen | Avgjør rekkefølgen på ventelisten |
| Økt eller aktivitet | Hva deltakeren har valgt | Én kolonne per valg |
| Måltid | Menyvalget | Summeres til kjøkkenet |
| Ledsager | Navn på ledsager | Egen rad hvis ledsageren skal ha billett |
| Sjekket inn | Klokkeslett for innsjekk | Tom = ikke kommet |
Allergier og behov for tilrettelegging er helseopplysninger. De skal ikke stå i en hovedliste mange har tilgang til – hold dem i en egen liste som bare kjøkkenet og den ansvarlige ser.
Hvem trenger hva
| Mottaker | Kolonner | Ikke ta med |
|---|---|---|
| Døra | Navn, bedrift, deltakertype, status | E-post, telefon, allergier |
| Kjøkkenet | Antall per måltid, og navn med matbehov | Kontaktopplysninger |
| Hotellet | Navn, ankomst og avreise, romtype | Måltid, aktiviteter, allergier |
| Kursholder eller turleder | Navn og bedrift for sin aktivitet | Deltakere på andre aktiviteter |
| Den som lager bordkart | Navn, avdeling, ledsager | E-post og telefon |
| Ledelsen | Antall påmeldt, møtt og avmeldt, per type | Navn, hvis tallene er nok |
Mal: hovedliste
Lim overskriftene inn i første rad i et regneark:
Fornavn | Etternavn | E-post | Telefon | Bedrift/avdeling | Deltakertype | Status | Påmeldt | Økt | Måltid | Ledsager | Sjekket inn | Merknad
Status skrives med ett av ordene: påmeldt / venteliste / avmeldt / ikke svartMal: oppmøteliste til døra
Skriv den ut så sent som mulig, sortert på etternavn, og bruk den som reserve hvis nettet svikter:
OPPMØTELISTE – [Arrangement] – [Dato]
Skrevet ut [dato og klokkeslett]. Antall påmeldt: [antall].
Etternavn | Fornavn | Bedrift | Deltakertype | Møtt
----------|---------|---------|--------------|------
[navn] | [navn] | [firma] | [type] | [ ]
Ikke på lista (føres her og avklares med ansvarlig):
Navn | Bedrift | Hvem godkjente | KlokkeslettStatus: bruk faste ord
En kolonne for status er det som skiller en deltakerliste fra en navneliste. Bruk de samme ordene hver gang: påmeldt, venteliste, avmeldt og ikke svart. «Kanskje», «tror det» og en gul celle er ikke en status, og kan verken telles eller filtreres.
Slett ikke raden når noen melder seg av – sett status til avmeldt. Da ser du at personen har vært påmeldt, og tallene dine stemmer når noen spør hvor mange som meldte seg av. Ventelisten sorteres på når påmeldingen kom inn, så ta vare på tidspunktet.
Oppmøtelisten på dagen
Sorter lista på etternavn, og sett et kryss eller et klokkeslett når deltakeren kommer. Ha et eget ark for dem som ikke står på lista, med hvem som godkjente at de slapp inn. Før oppmøtet inn i hovedlista samme dag, mens du husker unntakene.
En oppmøteliste er også nyttig hvis lokalet må evakueres: den viser hvem som har kommet. Den erstatter ikke lokalets egne rutiner, men den gjør opptellingen raskere. Se Innsjekk på arrangement: sjekkliste for døra.
Personvern: del mindre, og slett kopiene
Hvert utdrag du sender fra deg, er en kopi du har ansvar for. Tre vaner hjelper:
- Send bare kolonnene mottakeren trenger. Hotellet trenger ikke måltid, og døra trenger ikke e-post.
- Skriv ned hvem som fikk hvilken liste, og når. Da vet du hvor kopiene er når en deltaker ber om sletting.
- Be mottakeren slette lista etter arrangementet, og slett dine egne kopier i e-post og nedlastinger.
Les mer i personvern ved påmelding.
Slik gjør du det i LiveEvent Hub
I LiveEvent Hub er deltakerlisten hovedlista. Den oppdateres når noen melder seg på eller av, rykker opp fra ventelisten eller sjekkes inn. Utdragene finnes som ferdige eksporter: deltakerliste, innsjekkingsliste, aktivitetslister, måltidsoversikt og matbehov per person, som Excel eller CSV. Matbehov per person kommer bare med når den som eksporterer, har tilgang og velger det, og hver eksport logges med mottakeren du oppgir. Les deltakerliste og eksport.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.