Guide
Kjøreplan for arrangement: mal og eksempel
Slik lager du en kjøreplan for konferanse, firmafest eller lansering: hva som skal med, eksempler minutt for minutt, roller, og hvordan du holder den oppdatert på dagen.
Kjøreplan, program og sjekkliste – forskjellen
| Dokument | For hvem | Innhold |
|---|---|---|
| Program | Deltakerne | Hva som skjer, når og hvor |
| Kjøreplan | Crew, konferansier, teknikere | Hva hver enkelt gjør, minutt for minutt, med teknikk |
| Sjekkliste | Prosjektlederen | Oppgaver som skal være gjort før dagen |
Kolonnene i en kjøreplan
| Kolonne | Hva du skriver |
|---|---|
| Tid | Klokkeslett punktet starter |
| Varighet | Hvor lenge det varer – da regnes neste starttid ut |
| Hva | Kort og konkret: «Velkommen ved konferansier» |
| Hvem | Den som har ansvaret: navn eller rolle |
| Teknikk | Lyd, lys, video: «2 trådløse mikrofoner, logo på skjerm» |
| Merknad | Det som er lett å glemme: «Vann på talerstolen» |
Eksempel: halvdagskonferanse
| Tid | Hva | Hvem | Teknikk |
|---|---|---|---|
| 07:30 | Rigg og lydprøve | Tekniker | Mikrofoner, skjerm, musikk |
| 08:15 | Registrering åpner | Vertskap | Musikk lavt i salen |
| 09:00 | Velkommen | Konferansier | Mikrofon 1, logo på skjerm |
| 09:10 | Foredrag 1 | Foredragsholder 1 | Headset, presentasjon fra PC |
| 09:55 | Pause | Vertskap | Musikk, pauseplakat |
| 10:15 | Panelsamtale | Konferansier + panel | 4 håndmikrofoner |
| 11:00 | Foredrag 2 | Foredragsholder 2 | Headset, video med lyd |
| 11:45 | Oppsummering og takk | Konferansier | Mikrofon 1 |
| 12:00 | Lunsj, nedrigg starter | Tekniker | Musikk |
Eksempel: firmafest
| Tid | Hva | Hvem |
|---|---|---|
| 17:00 | Rigg, lys og lydprøve | Tekniker, DJ |
| 18:30 | Dørene åpner, velkomstdrink | Vertskap |
| 19:15 | Velkommen og middag | Konferansier |
| 20:30 | Tale fra daglig leder | Daglig leder |
| 21:00 | Underholdning | Artist |
| 22:00 | Dans | DJ |
| 00:45 | Siste låt | DJ |
| 01:00 | Buss hjem | Vertskap |
Slik lager du kjøreplanen, steg for steg
Start med de faste tidene
Når dørene åpner, når maten serveres og når lokalet må være tomt. De kan ikke flyttes.
Fyll inn programmet
Legg programpunktene mellom de faste tidene, med varighet på hvert punkt.
Legg til det bak scenen
Rigg, lydprøve, mikrofonbytte, sceneskift og nedrigg. Det er her tiden forsvinner.
Sett én ansvarlig per punkt
Et navn eller en rolle. «Alle» betyr i praksis ingen.
Gå gjennom planen sammen
Les den høyt med tekniker og konferansier. Rett det som ikke går opp.
Lås versjonen kvelden før
Merk den med versjon og klokkeslett, så alle vet hvilken som gjelder.
Hvem trenger hvilken versjon
- Crew og teknikere trenger alt: tider, teknikk og merknader.
- Konferansieren trenger tider, rekkefølge og hvem som skal introduseres – ikke lysoppsettet.
- Foredragsholderne trenger sin egen tid, når de skal være klare og hvilket utstyr de får.
- Kunden eller ledelsen trenger en oversikt uten tekniske detaljer.
Lag én kjøreplan og skriv ut versjoner med og uten teknikk, i stedet for å holde flere dokumenter oppdatert.
Endringer på dagen og «nå og neste»
Ingen dag går helt etter planen. Når et punkt drar ut, må alle etter det vite hva som gjelder. Hold kjøreplanen på ett sted, og la én person ha ansvaret for å oppdatere den. Bruk tider som følger hverandre i stedet for faste klokkeslett, så flytter resten seg når ett punkt endres. En skjerm med «nå og neste» ved teknikkbordet eller bak scenen sparer mange spørsmål.
Mal du kan kopiere
Lim inn i et regneark, og fyll ut én rad per punkt:
KJØREPLAN – [Arrangement] – [Dato] – Versjon [nr], oppdatert [klokkeslett]
Ansvarlig for kjøreplanen: [navn, telefon]
Tid | Varighet | Hva | Hvem | Teknikk | Merknad
------|----------|------------------------|-----------------|-----------------------------|---------
[tid] | [min] | Rigg og lydprøve | [tekniker] | [mikrofoner, skjerm] |
[tid] | [min] | Dørene åpner | [vertskap] | [musikk] |
[tid] | [min] | Velkommen | [konferansier] | [mikrofon 1, logo] |
[tid] | [min] | [Programpunkt] | [navn] | [utstyr] | [merknad]
[tid] | [min] | Nedrigg | [tekniker] | |Slik gjør du det i LiveEvent Hub
I LiveEvent Hub lages kjøreplanen rad for rad med kolonnene start, varighet, hva, ansvarlig og sted, egne felt for lyd, lys og video, og merknader og status. Punktene kan ha faste tider eller følge hverandre, planen kan deles med crew og foredragsholdere, og på dagen viser den «nå og neste» – også på en egen skjerm. Den kan skrives ut eller lastes ned som PDF og CSV. Les kjøreplan for arrangementet.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.