Funksjon
Venteliste og aktivitetsvalg
Sett kapasitet for arrangementet og for hver aktivitet. Når det er fullt, kommer nye påmeldinger på venteliste, og når en plass blir ledig, rykker neste opp. Deltakerne kan selv velge og bytte aktivitet.
Kapasitet for arrangementet og for aktivitetene
Arrangementet kan ha et tak på antall plasser, og hver aktivitet kan ha sitt eget. En fagdag kan ha plass til 150 i salen, men bare 25 på hver workshop. Plassene telles automatisk: påmeldte og de som venter på godkjenning holder en plass, mens de som står på venteliste ikke gjør det.
Slik fungerer ventelisten
Det blir fullt
Nye påmeldinger kommer på venteliste i den rekkefølgen de meldte seg på.
Deltakeren ser plassen sin
På deltakersiden står det hvilken plass i køen deltakeren har.
Noen melder seg av
Med automatisk opprykk får neste i køen plassen med en gang.
Beskjed om plass
Den som rykker opp, får beskjed på e-post om at hun har fått plass.
Aktivitetsvalg og bytte
Aktiviteter er workshops, turer, parallelle økter eller måltider som deltakerne velger blant. Deltakeren melder seg på aktiviteter fra deltakersiden, og ser dem i programmet sitt. Er aktiviteten full, kommer deltakeren på ventelisten for den aktiviteten.
Vil deltakeren bytte, melder hun seg av den ene aktiviteten og på den andre fra deltakersiden. Plassen som blir ledig, går til neste på ventelisten for den aktiviteten, som får beskjed på e-post. Med utvidede aktivitetsregler i avtalen kan aktiviteter som overlapper i tid, ikke velges samtidig – deltakeren får da knappen «Bytt til denne» – og en aktivitet kan gjøres obligatorisk, slik at deltakeren ikke kan melde seg av den.
Eksempel: fagdag med tre parallelle økter
En fagdag har plenum om formiddagen og tre parallelle økter etter lunsj, med 40 plasser på hver, og en tur på kvelden med 20 plasser. Deltakerne velger økt og tur når de melder seg på. Den mest populære økten blir full etter noen dager, og nye står på venteliste. Når en deltaker bytter til en annen økt, rykker første på ventelisten opp og får en e-post. Arrangøren ser påmeldte og venteliste for hver aktivitet, og kan eksportere aktivitetslistene samlet fra deltakerliste og eksport.
Greit å vite
- Krever arrangementet godkjenning, går den som rykker opp til «venter på godkjenning» og ikke rett til påmeldt.
- Automatisk opprykk kan slås av. Da flytter arrangøren folk fra ventelisten selv.
- Gjelder arrangementet bestillinger med faktura, bør dere avklare på forhånd hvordan en plass fra ventelisten faktureres.
- Venteliste må være med i avtalen og slås på for arrangementet. Uten venteliste får de som kommer for sent, beskjeden «Arrangementet er fullt.»
- Opprykk skjer når noen melder seg av eller blir meldt av. Øker dere kapasiteten, velger dere selv: knappen «Flytt opp fra ventelisten» på oversikten og i deltakerlisten gir de første i køen de ledige plassene, eller dere slår på «Flytt opp automatisk når kapasiteten økes» i innstillingene. Det valget står av til dere slår det på.
- Aktiviteter som velges i påmeldingsskjemaet, registreres når deltakeren er påmeldt. Den som havner på venteliste eller venter på godkjenning, beholder valgene som ønsker og meldes på aktivitetene når hun får plass. Er en aktivitet blitt full i mellomtiden, står det i beskjeden hun får, og hun kan velge en annen på deltakersiden.
Spørsmål om venteliste og aktiviteter
Ser deltakeren plassen sin i køen?
Ja. På deltakersiden står det hvilken plass deltakeren har på ventelisten for arrangementet. På ventelisten for en aktivitet vises hvor mange som venter, ikke plassnummeret.
Kan arrangøren flytte noen fra ventelisten manuelt?
Ja. I deltakerlisten kan arrangøren velge deltakere og flytte dem fra ventelisten, også når automatisk opprykk er slått av. Er det ledige plasser, for eksempel etter at kapasiteten er økt, flytter knappen «Flytt opp fra ventelisten» de første i køen.
Hva skjer når noen bytter aktivitet?
Plassen på den gamle aktiviteten blir ledig med en gang, og neste på ventelisten der får plassen og en e-post om det.
Spørsmål om dette?
Ta kontakt, så forklarer vi hvordan det kan settes opp for arrangementet deres.