Funksjon
Deltakerliste og eksport
Deltakerlisten viser alle som er påmeldt, svarene i skjemaet, aktivitetsvalg og hvem som er sjekket inn. Eksporter lista når hotellet, cateringen eller ledelsen trenger den.
Hva deltakerlisten viser
Hver deltaker står med navn, kontaktinformasjon, deltakertype og status: påmeldt, på venteliste, venter på godkjenning, ikke svart eller avmeldt. Åpner du en deltaker, ser du svarene i skjemaet, aktivitetene og innsjekkingen. Svar om allergier og tilrettelegging er skjult for roller som ikke trenger dem.
Søk og filtrering
Søk på navn, e-post, telefon eller bedrift, og filtrer på status, deltakertype og om deltakeren er sjekket inn. Påmeldte per aktivitet ser du på aktivitetens egen side. Flere deltakere kan velges samtidig, for eksempel for å godkjenne påmeldinger, melde av eller flytte fra ventelisten.
Eksport: format og mottakere
| Liste | Typisk mottaker |
|---|---|
| Deltakerliste | Ledelsen, prosjektgruppen |
| Innsjekkingsliste | Døra, som papirreserve |
| Aktivitetslister | Kursholdere og turledere |
| Måltidsoversikt (antall) | Lokalet og kjøkkenet |
| Matbehov per person | Cateringen – bare når det er krysset av for at mottakeren trenger det |
| Grupper og breakout | Gruppeledere |
Alle listene kan lastes ned som Excel (.xlsx) eller CSV. Hvilke lister dere har, avhenger av avtalen.
Del bare det mottakeren trenger
Hver eksport tar bare med det mottakeren har bruk for. Matbehov per person er sensitive opplysninger og kommer bare med når den som eksporterer, har tilgang og krysser av for at mottakeren trenger dem. Hver eksport logges med hvem som lastet ned, og med mottakeren når den er fylt ut i feltet «Mottaker (logges)». Fyll det ut hver gang. Det gjør det lettere å vite hvor kopiene er når deltakerne ber om sletting. Se personvern ved påmelding.
Oppdatert lista på dagen
Lista oppdateres med en gang noen sjekker inn, melder seg av eller rykker opp fra ventelisten. Mens arrangementet pågår, kan dere filtrere på hvem som ikke har kommet ennå, og sende en utsendelse til «Påmeldte som ikke har sjekket inn». Se QR-innsjekk i døra. En mal for deltakerliste som virker i hvilket som helst verktøy, finner du i guiden Deltakerliste: mal og kolonner.
Roller: hvem ser og gjør hva
| Rolle | Kan |
|---|---|
| Eier | Alt, også abonnement og fakturaer for kundeområdet |
| Administrator | Alle arrangementer, teamet og personvernforespørslene |
| Arrangør | Lage og drive arrangementer – alle, eller bare dem personen er lagt til på. Ser og eksporterer sensitive svar |
| Innsjekking | Sjekke inn, løse inn kuponger og se deltakerlisten – ikke sensitive svar, og ingen endringer |
| Lesetilgang | Se arrangementer, deltakerliste og rapport – ikke sensitive svar, og ingen endringer |
Hver i teamet inviteres med e-post og får sin egen innlogging med passord og en kode på e-post. Hver gang noen åpner en deltakers sensitive svar, logges det.
Spørsmål om deltakerlisten
Hvilket format har eksporten?
Excel (.xlsx) eller CSV. CSV kan åpnes i de fleste regneark og systemer.
Kan vi gi noen tilgang til lista uten å gi tilgang til alt?
Ja. Rollene lesetilgang og innsjekking ser mindre enn arrangører og administratorer, og ingen av dem ser sensitive svar.
Kan eksporten filtreres?
Nei. Hver eksport tar med alle deltakerne som hører til lista, med egne kolonner for status, deltakertype og innsjekk. Filtrer i regnearket etterpå, og slett kolonnene mottakeren ikke trenger.
Spørsmål om dette?
Ta kontakt, så forklarer vi hvordan det kan settes opp for arrangementet deres.