Guide
Innsjekk på arrangement: sjekkliste for døra
Slik planlegger du innsjekken: antall stasjoner, kø, QR-skanning, plan B uten nett, deltakere uten billett og oversikt over hvem som har kommet inn i lokalet.
Hvor mange skal inn, og når kommer toppen?
De fleste kommer ikke jevnt fordelt. På en konferanse kommer kanskje halvparten det siste kvarteret før start, og på en fest kommer mange med den samme bussen. Planlegg for toppen, ikke for gjennomsnittet. Se på erfaringene fra i fjor, eller spør deg selv: hvor mange kommer i løpet av de femten verste minuttene?
Bemanning og antall stasjoner
Én person med en mobil som skanner QR-koder, klarer mange deltakere i minuttet når alt går greit. Det er unntakene som tar tid: billett som ikke finnes, feil navn, spørsmål om garderobe. Regn derfor med:
- minst to stasjoner når mer enn noen titalls kommer samtidig
- en egen person til unntakene, så køen ikke stopper
- tydelig skilting om hvor man skal stå, og hva man skal ha klart
QR-skanning og søk på navn
Be deltakerne ha billetten klar på mobilen før de kommer fram – gjerne i en påminnelse dagen før. Skann koden, og la systemet si om personen er påmeldt. Mangler noen billetten, søk opp navnet og sjekk inn manuelt. Sørg for godt lys ved stasjonene, så kameraet leser koden raskt.
Plan B når nettet svikter
Nettet i et lokale er ofte godt når det er tomt, og dårlig når det er fullt. Ha en plan:
- Frakoblet innsjekk: Last ned deltakerlista til hver mobil før døra åpner, hvis systemet støtter det. Innsjekkene sendes når nettet er tilbake.
- Mobilnett: Ha mobildata som reserve, ikke bare lokalets trådløse nett.
- Papirliste: Skriv ut en oppdatert innsjekkingsliste som siste utvei, og før inn på den. Oppdater systemet etterpå.
Deltakere uten billett, ledsagere og endringer i døra
Bestem på forhånd hva som skal skje når noen står i døra uten å være påmeldt, når en ledsager ikke står på lista, eller når en kollega kommer i stedet for en annen. Skriv det ned for dem som står i døra, så de slipper å ringe deg. Avklar hvem som kan godkjenne unntak.
Oversikt over hvem som er i lokalet
Ved brann eller evakuering er det nyttig å vite hvem som er inne. Innsjekkingen gir en liste over hvem som har kommet. Har arrangementet flere soner eller dager, kan det være nyttig å registrere også når folk går. Lista erstatter ikke lokalets egne rutiner for sikkerhet, men den gjør dem lettere.
Sjekkliste for døra
Gå gjennom kvelden før og en time før døra åpner:
KVELDEN FØR
[ ] Test innsjekken med en billett du har meldt på selv
[ ] Påminnelse til deltakerne: ha billetten klar på mobilen
[ ] Lad alle mobiler og batteribanker
[ ] Avklar unntak: uten billett, ledsager, bytte av person
EN TIME FØR
[ ] Last ned lista for frakoblet innsjekk på hver mobil
[ ] Sjekk lys og nett ved hver stasjon
[ ] Skilting og køsperre på plass
[ ] Papirliste som reserve
[ ] Én person til unntak, utenfor køen
ETTERPÅ
[ ] Synk innsjekkene som ble gjort uten nett
[ ] Noter hvor lang køen var, og når toppen komSlik gjør du det i LiveEvent Hub
LiveEvent Hub skanner QR-koden med mobilkameraet, søker på navn og bedrift, og lar flere sjekke inn samtidig – hver billett registreres én gang. Innsjekkingssiden og lista over påmeldte lagres på mobilen når siden åpnes med nett. Da virker skanning, søk på navn og innsjekk på aktivitet også uten nett, og innsjekkene sendes når nettet er tilbake. Ha likevel en papirliste som reserve. Les QR-innsjekk i døra.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.