Guide
Sjekkliste for konferanse
En sjekkliste for deg som skal arrangere konferanse: tidslinje, lokale, program, påmelding, innsjekk, kjøreplan og oppfølging. Den kan skrives ut og deles i teamet.
Tidslinjen
Seks måneder før
Mål, målgruppe, budsjett, dato og lokale. Første liste over foredragsholdere.
Tre måneder før
Program, foredragsholdere bekreftet, teknikk og catering bestilt. Påmeldingen åpner.
Én måned før
Påminnelser, venteliste, praktisk informasjon. Kjøreplanens første versjon.
Uka før
Deltakerliste til hotell og catering, kjøreplan til crew, test av innsjekk.
Dagen
Rigg, lydprøve, innsjekk, «nå og neste» og kunngjøringer.
Etterpå
Takk, presentasjoner og bilder, deltakerliste til rapport, sletting.
Lokale, teknikk og leverandører
Velg lokale ut fra antall deltakere, behov for parallelle økter og hvor lett det er å komme dit. Avklar tidlig hva som er inkludert av lyd, bilde og nett, og hva dere må leie selv. Spør om nettet tåler at alle deltakerne er på samtidig. Trenger dere teknisk produksjon, scene eller konferansier, kan LiveEvent Nordic ta den delen.
Program og foredragsholdere
Bekreft foredragsholdere skriftlig med tid, lengde, tema og hva de trenger av teknikk. Legg inn pauser – de er ofte det deltakerne husker best. Sett av tid til forsinkelser, og avtal frist for presentasjoner. Programmet bør ligge der deltakerne kan se den siste versjonen, ikke bare i en PDF som ble sendt for tre uker siden.
Påmelding, venteliste og utsendelser
Lag skjemaet med bare de feltene dere trenger, og med økter som egne aktiviteter hvis det er parallelle spor. Sett kapasitet og venteliste. Planlegg utsendelsene: bekreftelse ved påmelding, praktisk informasjon en uke før og påminnelse dagen før. Se påmeldingsskjema: mal og eksempler.
Innsjekk og kjøreplan
Planlegg innsjekken for toppen, med nok stasjoner og en plan B uten nett – se innsjekk på arrangement. Lag kjøreplanen minutt for minutt, og del den med crew, konferansier og foredragsholdere – se kjøreplan: mal og eksempel.
Etterpå
Send en takk med presentasjoner og bilder til deltakerne. Eksporter deltakerlisten og innsjekkingslisten til rapporten, og noter hva som fungerte. Slett deltakeropplysningene når dere ikke trenger dem lenger – også eksporterte lister og kopier.
Utskriftsvennlig sjekkliste
Kopier til et dokument, og fordel oppgavene i teamet:
SEKS MÅNEDER FØR
[ ] Mål, målgruppe og budsjett
[ ] Dato og lokale booket
[ ] Første liste over foredragsholdere
TRE MÅNEDER FØR
[ ] Program og foredragsholdere bekreftet
[ ] Teknikk, catering og eventuelt hotell bestilt
[ ] Påmeldingsskjema laget og testet
[ ] Påmeldingen åpnet
ÉN MÅNED FØR
[ ] Påminnelse til dem som ikke har svart
[ ] Praktisk informasjon sendt
[ ] Kjøreplan versjon 1
UKA FØR
[ ] Deltakerliste til hotell og catering (bare det de trenger)
[ ] Kjøreplan til crew, konferansier og foredragsholdere
[ ] Innsjekk testet, frakoblet liste klar
DAGEN
[ ] Rigg og lydprøve
[ ] Innsjekk bemannet, plan B klar
[ ] «Nå og neste» fulgt opp
ETTERPÅ
[ ] Takk, presentasjoner og bilder sendt
[ ] Rapport med oppmøte
[ ] Deltakeropplysninger og kopier slettetSlik gjør du det i LiveEvent Hub
Påmelding med parallelle økter, venteliste, utsendelser, QR-innsjekk uten nett, program og kjøreplan med «nå og neste» finnes i samme løsning. Se konferanse og seminar for hvordan de henger sammen.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.