Guide
Invitasjon til arrangement: mal og eksempler
En invitasjon skal gjøre det lett å svare. Her er hva som må med, når den bør sendes, ferdige tekster for julebord, sommerfest, kurs og årsmøte, og en påminnelse til dem som ikke svarer.
Hva en invitasjon må svare på
Den som leser invitasjonen, skal kunne svare ja eller nei uten å måtte spørre om noe. Da må disse sju tingene stå der:
- Hva det er: julebord, fagdag, årsmøte – og hvem som inviterer.
- Når: dato, når det starter og når det er slutt.
- Hvor: adresse, og gjerne hvordan man kommer seg dit og hjem.
- Hvem invitasjonen gjelder: bare den ansatte, eller også ledsager?
- Hva det koster, og hvem som betaler, hvis det ikke er opplagt.
- Hvordan man svarer, og fristen: én lenke og én dato.
- Hvem man kontakter med spørsmål.
Praktiske detaljer som kleskode, parkering og program kan vente til en beskjed uka før. Invitasjonen skal bare få folk til å svare.
Emnefeltet og de første linjene
Mange leser bare emnefeltet og første setning. Skriv derfor arrangementet, datoen og fristen i emnefeltet: «Julebord 4. desember – svar innen 13. november» sier mer enn «Invitasjon». Første setning gjentar hva og når, og lenken til påmeldingen kommer rett etter – ikke nederst.
Be om svar fra alle, også dem som ikke kan komme. Et nei er nyttig: da vet dere at personen har sett invitasjonen, og dere slipper å purre.
Når bør invitasjonen ut?
| Arrangement | Tommelfingerregel | Hvorfor |
|---|---|---|
| Julebord | Seks til åtte uker før | Kalenderne fylles fort i november og desember |
| Sommerfest og firmafest | Seks til åtte uker før | Ferie og helger må planlegges |
| Kurs og seminar | Fire til seks uker før | Deltakerne må ofte avklare med leder |
| Konferanse | Tre til fire måneder før | Reise og overnatting skal bestilles |
| Årsmøte | Følg vedtektene | Fristen for innkalling står som regel der |
Dette er tommelfingerregler, ikke krav. Send heller en kort «hold av datoen» tidlig, og selve invitasjonen når detaljene er klare.
Mal: invitasjon til julebord
Bytt ut det som står i klammer:
Emne: Julebord [dato] – svar innen [frist]
Hei [fornavn]!
[Arrangør] inviterer til julebord [ukedag og dato] kl. [start] på [sted].
Vi starter med [velkomstdrink] og setter oss til bords kl. [tid]. Kvelden er slutt kl. [slutt].
Svar her innen [frist]: [lenke]
I skjemaet velger du meny og sier fra om allergier. Kan du ikke komme, svarer du det i samme lenke.
[Ledsager er velkommen / Julebordet er for ansatte.]
[Felles buss hjem går kl. [tid] / Transport ordner du selv.]
Spørsmål? Kontakt [navn] på [e-post eller telefon].
Hilsen [avsender]Mal: invitasjon til sommerfest eller firmafest
Samme oppskrift, med det som er særegent for en fest ute:
Emne: Sommerfest [dato] – meld deg på innen [frist]
Hei [fornavn]!
Vi inviterer til sommerfest [ukedag og dato] kl. [start]–[slutt] på [sted].
Det blir [mat], [aktiviteter] og [musikk]. Festen er ute, så kle deg etter været.
Meld deg på innen [frist]: [lenke]
Si fra om allergier i skjemaet, og om du tar med [ledsager / familie].
Slik kommer du deg dit: [buss fra kontoret kl. / adresse og parkering].
Spørsmål? Kontakt [navn] på [e-post eller telefon].
Hilsen [avsender]Mal: invitasjon til kurs eller seminar
For kurs er det viktig å si hvem kurset passer for, og hva det koster:
Emne: [Kursnavn] [dato] – påmelding innen [frist]
Hei [fornavn]!
[Arrangør] holder [kurs/seminar] om [tema] [ukedag og dato] kl. [start]–[slutt] på [sted].
Kurset passer for [målgruppe]. Du trenger [forkunnskaper / ingen forkunnskaper].
Meld deg på innen [frist]: [lenke]
Det er [antall] plasser. Er kurset fullt, kan du sette deg på venteliste.
Pris: [beløp, eller at kurset er uten deltakeravgift]. [Faktura sendes til arbeidsgiver.]
Avmelding: senest [dato], via lenken i bekreftelsen.
Spørsmål? Kontakt [navn] på [e-post eller telefon].
Hilsen [avsender]Mal: innkalling til årsmøte med påmelding
Sjekk vedtektene først – de sier som regel hvor tidlig innkallingen skal ut, og hva den skal inneholde:
Emne: Innkalling til årsmøte [dato] – påmelding innen [frist]
Til medlemmene i [forening]
Styret kaller inn til årsmøte [ukedag og dato] kl. [start] på [sted].
Saksliste og sakspapirer: [lenke eller vedlegg]
Forslag til saker må være sendt styret innen [dato].
Meld deg på innen [frist]: [lenke]
Påmeldingen gjelder [møtet / møtet og middagen etterpå]. Si fra om allergier i skjemaet.
Spørsmål? Kontakt [navn] på [e-post eller telefon].
Hilsen styretMal: påminnelse til dem som ikke har svart
Send den noen dager før fristen, bare til dem som ikke har svart:
Emne: Har du sett invitasjonen? [Arrangement] [dato]
Hei [fornavn]!
Vi har ikke fått svar fra deg på invitasjonen til [arrangement] [dato].
Fristen er [frist].
Svar her, også om du ikke kan komme: [lenke]
Hilsen [avsender]Vanlige feil
- Ingen frist. Uten en dato kommer de siste svarene dagen før, eller ikke i det hele tatt.
- Flere måter å svare på. Svar på e-post, i gangen og i en chat må føres inn for hånd. Gi én lenke.
- Invitasjonen ligger i et vedlegg. En PDF åpnes av færre enn teksten i selve e-posten.
- Uklart om ledsager. Skriv det rett ut, så slipper du spørsmålene.
- Allergier på e-post. Be om dem i skjemaet, så havner de ikke i innboksen til flere enn dem som trenger dem.
- Alt på én gang. Kleskode, program og parkering gjør invitasjonen lang. Send det i en egen beskjed uka før.
Personvern i invitasjonen
Sender du invitasjonen som vanlig e-post til mange, legg mottakerne i blindkopi, så ikke alle ser hverandres adresser. Skriv hvem som er arrangør og ansvarlig for påmeldingen. Be aldri om helseopplysninger i et svar på e-post – de hører hjemme i et skjema der du kan styre hvem som ser dem, og slette dem etterpå. Les mer i personvern ved påmelding.
Slik gjør du det i LiveEvent Hub
I LiveEvent Hub legger du inn de inviterte og sender invitasjonen på e-post, med flettefelt for fornavn, arrangement, dato, sted, frist og mottakerens personlige lenke. Den inviterte svarer i skjemaet eller trykker «Jeg kan ikke komme». Utsendelsen kan planlegges, og en påminnelse kan gå automatisk til dem som ikke har svart, et valgt antall timer før fristen. Les invitasjoner og påminnelser, og bruk malen for påmeldingsskjema til skjemaet invitasjonen lenker til.
Vil du prøve dette i LiveEvent Hub?
Guiden virker uansett hvilket verktøy du bruker. Vil du se hvordan det gjøres i LiveEvent Hub, viser vi det gjerne.